1. Analisa dan Verifikasi Purchase Request (PR) Menganalisis setiap PR yang diterima untuk memastikan kebutuhan pembelian sesuai dan valid. Mengecek riwayat pembelian kapal terkait untuk menghindari permintaan ganda atau pembelian item yang sudah dilakukan dalam waktu dekat. 2. Sourcing Vendor Melakukan pencarian vendor, maker, atau authorized distributor sesuai dengan item yang direquest. Jika item sudah obsolete atau tidak lagi diproduksi, melakukan verifikasi opsi retrofit, second-hand, atau equivalent dengan referensi yang relevan. 3. Analisa dan Evaluasi Quotation Melakukan review terhadap quotation yang diterima, mencakup harga, spesifikasi produk, dan detail teknis. Membuat rekapitulasi dan perbandingan penawaran antar vendor sebagai dasar rekomendasi pemilihan. 4. Follow Up Penawaran Melakukan tindak lanjut secara berkala kepada vendor/maker/distributor hingga menerima penawaran yang lengkap. Berkoordinasi dengan tim operasional atau teknisi jika vendor memerlukan data tambahan terkait item. 5. Negosiasi Pembelian Melakukan negosiasi harga, waktu pengiriman, dan syarat pembayaran untuk memperoleh kondisi terbaik. Untuk vendor overseas, memastikan aspek HS Code, freight cost, pickup location, dan perhitungan biaya impor sudah akurat. 6. Koordinasi Internal Berkoordinasi dengan tim operasional dan teknisi terkait spesifikasi teknis atau klarifikasi kebutuhan. Berkoordinasi dengan tim logistik shipment untuk memastikan lokasi dan jadwal pengiriman barang sesuai rencana. 7. Review Item Code dan Inventory Mengecek item code di sistem (Ascend) sebelum proses pembuatan PO. Berkoordinasi dengan tim Logistic Admin untuk memastikan item code sudah sesuai dan ter-update. 8. Review Kualitas Item Melakukan cross-check dengan tim operasional terhadap item yang pernah disuplai sebelumnya untuk memastikan fungsi dan kualitasnya sesuai. 9. Pembuatan Purchase Order (PO) Membuat PO berdasarkan approval yang diterima. Memastikan seluruh data dan dokumen pendukung telah lengkap dan terinput di sistem Ascend. 10. Monitoring dan Follow Up PO Melakukan pemantauan terhadap PO dengan status urgent atau special attention. Memastikan barang tiba sesuai jadwal di lokasi logistik atau agen yang ditentukan. 11. Pelaporan dan Komunikasi Memberikan update dan feedback atas pertanyaan terkait progress pembelian. Membuat laporan pekerjaan berkala terkait aktivitas pembelian dan status pengadaan.

Medan